Online alışveriş teknolojilerinin gelişmesi, hayatımıza kolaylık sağlayan pek çok değişikliği beraberinde getiriyor. Bu gelişmeden nasibini finans sektörü de faturalandırma uygulamalarında hem alıcı hem de satıcı açısından kolaylık sağlayan e-Fatura ve e-Arşiv fatura, geleneksel faturalandırma anlayışına bambaşka bir boyut kazandırıyor.

Özellikle internet ortamına yeni dahil olmuş işletmeler ve e-ticaret web siteleri için e faturaların (online fatura) ne amaçla kullanıldığı, avantajları ve farkları anlaşılmalıdır.

E-Fatura Nedir?

Basit ifade ile elektronik ortamda oluşturulan faturalar olarak tanımlayabiliriz. Firmalar artık dijital faaliyetlerinin ilk adımı olarak e faturaya geçiş işlemi yapıyor. Müşterinin mal ve hizmeti satın almasını müteakip ödenen maddi bedelin belirtildiği bir elektronik belgedir.

Pek çok firma için muhasebe süreçlerini hızlandıran ve daha az hata veya hatasız olarak ödeme yapılabilmesini mümkün hale getiren e-faturalar, her iki tarafın (alıcı ve satıcı) da kullanıcısı olmasıyla geçerli olur. Yani ürün veya hizmeti satın alan kişi ile ürün veya hizmeti satan kişilerin e fatura kullanıcısı olması gerekir.

Aslında tanım ve açıklama oldukça basit. Fakat kullanıcılar e fatura ve e arşiv fatura terimlerini zaman zaman karıştırabiliyor. E-Fatura uygulamalarına bir örnek olarak; Bir demir-çelik üreticisi ile otomotiv sektöründe faaliyet gösteren ve üretim sürecinde hammadde olarak çelik kullanan bir fabrikanın alışverişini ele alalım. Fabrika, üreticiden hammadde satın aldıktan sonra, her iki tarafın e-fatura kullanıcısı olması şartıyla e-fatura olarak kesilebilir.  Peki fabrika e-fatura kullanıcısı değilse; ne olacak? Bu durumda e-arşiv fatura kesilmesi gerekecek.

E-Fatura Sorgulama ve E-Fatura Doğrulama

GİB bünyesinde faaliyete geçirilen e-fatura portalı sayesinde, mükellefler için birçok avantaj söz konusu oldu. E Fatura mükellefi olanlar, resmi adresten (efatura.gov.tr) T.C Kimlik Numarası veya VKN bilgileriyle e-fatura sorgulama işlemini kolaylıkla yapabilmektedir. E Fatura sorgulama yapabilmek için efatura.gov.tr sitesine giderek, firma adı ya da fatura numarası bilgilerini kullanabilirsiniz.

E-Fatura Sorgulama Nedir, Nasıl Yapılır?

GİB e-Fatura portalına giriş yapıldıktan sonra “Sorgula” kısmından e-Fatura sorgulaması yapılabilmektedir. Bu sorgulama neticesinde kesilen faturanın alıcıya iletilip iletilmediği, GİB tarafından onaylanıp onaylanmadığı bilgilerine ulaşılabilir. e-Fatura sorgulama işlemi sonunda şu sonuçları alıyor olabilirsiniz:

“İlgili fatura GİB sisteminden geçmiş ve alıcıya ulaştırılmıştır” şeklinde bir ifade yer alıyorsa; kesilen fatura GİB onayı almıştır. Fakat faturayı alan kişi bir şekilde faturaya itirazda bulunmuş olabilir ve bu durumda e Fatura Görüntüleyici ile detaylara ulaşamazsınız.

“İlgili fatura GİB sisteminden geçmemiş ve alıcıya ulaştırılmamıştır” bilgisi ile karşılaşıyorsanız, bu durumda fatura Gelir İdaresi Başkanlığı sisteminden geçmemiştir. Bunun pek çok sebebi olabilir. Ya e fatura sistemine hiç eklenmemiş ya da hata nedeniyle geçersiz olmuş olabilir. Faturayı gönderen, bu faturanın hatalı olup olmadığını kontrol etmelidir. Bu uyarıyı alıyorsanız, faturanızın bir geçerliliği yoktur.

“İlgili fatura GİB sisteminden geçmiş ve alıcı faturayı reddetmiştir” şeklinde bir bilgi ile karşı karşıyaysanız, faturanın GİB sisteminden onay aldığını fakat faturayı alan kişi tarafından “ret” yapıldığını işaret eder. Bir önceki sorgulama sonucunda olduğu gibi bu durumda da faturanın geçerliliği yoktur.

E-Fatura Doğrulama Nedir, Nasıl Yapılır?

397 Sıra No.lu VUK (Vergi Usul Kanunu) Tebliği ile faaliyete alınan elektronik faturalar, standardı Gelir İdaresi Başkanlığınca belirlenen ve faturalarda olması zorunlu olan detayların bulunduğu, mal veya hizmeti satan ile alıcı arasındaki fatura iletiminin yine GİB üzerinden gerçekleştirildiği bir elektronik belge türüdür. Eğer alıcı ve satıcının her ikisi sisteme kayıtlı mükellefler ise; bu durumda düzenlenen faturalar, e-Fatura olarak gönderilmeli ve alınmalıdır.

GİB sistemine giriş yapıldıktan sonra sorgulanan e Faturalar için “Doğrula” butonuna tıklayarak, faturaların doğrulamasını yapabilirsiniz. Bu işlem sonunda iki farklı sonuçla karşılaşabilirsiniz:

“Mali Mühür Doğrulandı!” şeklinde bir sonuç çıkıyorsa, faturanızın imzalanmasını müteakip herhangi bir değişikliğe uğramamıştır. Mali mühür ya da e imza detaylarına ulaşmak için “Sertifika Bilgileri” yazısına tıklayabilirsiniz.

“Mali Mühür Geçersiz!” şeklinde sonuç varsa, imzalanan faturanın üzerinde sonradan bir değişiklik yapılmıştır. Sonuç olarak faturanın bir geçerliliği yoktur.

E-Arşiv Fatura Nedir?

Yukarıda örnek bir ticaret üzerinden e-fatura ile e arşiv faturanın hangi durumda kesilebileceğini belirttik. E-Arşiv fatura da bir elektrik fatura biçimidir.

Bu iki fatura türünün Gelir İdaresi Başkanlığına raporlanması da farklıdır. E-Arşiv faturada günlük olarak raporlama yapılırken, e-fatura da tüm faturalar öncelikle Gelir İdaresi Başkanlığına (GİB) gider ve Bakanlık faturaların gönderilip alınmasını mümkün kılan gönderim merkezi aracılığıyla raporlamayı sağlar.

E-arşiv, elektronik fatura uygulamalarına dahil olmayan kişi veya kurumlar arasındaki faturalandırma işlemlerinin dijital ortama taşınmasıdır. Güvenli bir fatura türü olan e fatura gibi alıcı ve satıcı arasında net bir belgelendirme yapılabilmesine olanak sunar. Karşı tarafa e fatura kesmeniz gerekiyorsa ve bunu karşı tarafın e-fatura kullanıcısı olmamasından dolayı yapamıyorsanız, e-arşiv fatura kesebilirsiniz.

E-Arşiv Faturanın Kesilmesi Hangi Durumlarda Zorunludur?

E-Arşiv fatura nasıl kesilir, sorusunun cevabına geçmeden önce bu faturalandırmanın hangi hallerde zorunlu bir uygulama olduğunu bilmek gerekir. 535 sayılı VUK (Vergi Usul Kanunu) Tebliği uyarınca;

Bir gün içerisinde herhangi bir firmaya (vergi mükellefi olan) kesilecek olan fatura tutarı 2.000 TL ve üzerinde ise bu faturanın e-Arşiv fatura olarak düzenlenmesi gerekir.

Aksine vergi mükellefi olmayanlar için 1 günde 5.000 TL ve üzeri satışlar için kesilecek olan faturanın, e-Arşiv sistemi ile düzenlenmesi gerekir.

E-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?

E-Arşiv Portal Interaktif Şifre ile Giriş Ekranı (https://earsivportal.efatura.gov.tr/intragiris.html) üzerinden kullanıcı kodu ve şifre bilgileriniz ile sisteme giriş yapabilirsiniz. Eğer bilgilere sahip değilseniz, ivd.gib.gov.tr üzerinden “Bilgilerim/Sicil Kaydım” bölümünden bilgilerinizi temin edebilirsiniz.

  • Sisteme başarılı bir şekilde giriş yapıldıktan sonra, “Modül Seç” butonuna tıklayarak, “e-Arşiv Portal” sekmesine gidin.
  • Burada yan taraftaki menü üzerinde firmanızın bilgilerini sisteme tanımlayabilirsiniz.
  • Bilgileri kaydettikten sonra “Belge İşlemleri” sekmesinin altında yer alan “e-Arşiv Fatura Oluştur” butonuna tıklayabilirsiniz.
  • Karşınıza çıkacak olan ekranda, faturanın oluşturulması için istenen tüm bilgileri girmeniz gerekmektedir. Alıcı bilgileri, fatura bilgileri, mal veya hizmet bilgileri alanları tümüyle doldurulmalıdır.
  • Hazırladığınız faturaları “Taslaklar” menüsü altından görüntüleyebilirsiniz.
  • Ayrıca buradan faturalarınızı iptal edebilir veya GİB İmza butonuna tıklayarak, imzalama işlemi yapabilirsiniz.

E-Arşiv ve E-Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir?

E-Arşiv ile e-Fatura arasındaki farklar şunlardır:

E-Fatura E-Arşiv Fatura
Elektronik bir belgedir ve kağıt çıktısının bir geçerliliği yoktur. Elektronik belge olarak basılabilir ve çıktısı fatura niteliğindedir.
GİB e-Fatura sisteminde bir aracı görevi görür. e-Arşiv faturalarda GİB, raporu alan kurumdur.
Uyulması zorunlu olan bir formata sahiptir. Farklı tür formatlar kullanılabilir.
Zaman damgası yoktur ve mali mühür ile düzenlenir. Zaman damgası ve mali mühür vardır. Onaylanıp muhafaza edilir.
Özel entegratör veya GİB portalı kullanılarak oluşturulabilir. Özel entegratör ve GİB portalına ek olarak, kurumun kendi sistemi kullanılarak oluşturulabilir.

 

E-Fatura sistemini kullanan tüm mükellefler istediği takdirde e-Arşiv fatura sistemine dahil olabilir. e-Arşiv’den farklı olarak e-Fatura kesilebilmesi için hem alıcının hem de satıcının e-Fatura kullanıcısı olması gerekir. Eğer taraflardan birisi e-Fatura kullanıcı değilse, bu durumda e-Arşiv fatura veya kağıt fatura kesilmelidir.

Yorum Yaz

E-posta hesabınız yayımlanmayacak.